Ticari Defter Tutma Yükümlülüğü

Defter Tutma Yükümlülüğü

Her tacir, ticari defterleri tutmak ve bu defterlerde ticari işlemleriyle malvarlığı durumunu açıkça görülebilir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara işletmenin durumu hakkında fikir verebilecek nitelikte olmalıdır.

Tutulacak Defterler

İşletmenin niteliğine göre yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri gibi defterler tutulur. Şirket türüne göre pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı defteri gibi özel defterlerin tutulması da zorunludur.

Açılış ve Kapanış Onayı

Defterlerin, kullanılmaya başlanmadan önce açılış onayına; bazı defterlerin ise ayrıca kapanış onayına tabi tutulması gerekir. Onaylar, kanunda belirtilen süreler içinde noter veya yetkili mercilerce yapılır.

Saklama Süresi ve İspat

Tacir, ticari defterlerini ve ilgili belgeleri kanunda öngörülen süre boyunca saklamak zorundadır. Usulüne uygun tutulan defterler, sahibi lehine ve aleyhine ispat aracı olarak kullanılabilir.

Hukuki Destek

Defter tutma ve saklama yükümlülüğüne uyulmaması, idari ve cezai sonuçlar doğurabilir. Yükümlülüklere uyum ve uyuşmazlıklarda hukuki destek alabilirsiniz.

Ticari Defterlerin Delil Olarak İncelenmesi

Mahkeme, ticari davalarda tarafların ticari defterlerinin ibrazına kendiliğinden veya taraflardan birinin talebi üzerine karar verebilir (HMK m.222). Defterlerin delil olarak kabul edilebilmesi için kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve kayıtların birbirini doğrulamış olması şarttır. Bu şartları taşımayan, açılış veya kapanış onayı bulunmayan ve kayıtları birbirini doğrulamayan defterler ise yalnızca sahibi aleyhine delil oluşturur.

Usulüne uygun tutulan defterlerin sahibi lehine delil sayılabilmesi için, karşı tarafın aynı şartlara uygun defterlerindeki kayıtların bunlara aykırı olmaması ya da karşı tarafın defterlerini ibraz etmemesi gerekir. Kayıtların aksinin senet veya diğer kesin delillerle ispatlanmamış olması da aranır. Defterlerdeki sahibi lehine ve aleyhine kayıtlar birbirinden ayrılamaz. Taraflardan biri tacir olmasa bile, tacir olan tarafın kayıtlarını kabul edeceğini bildirir ve karşı taraf ibrazdan kaçınırsa, talep eden iddiasını ispat etmiş sayılır.

Yükümlülüğe Aykırılığın Sonuçları

Defter tutma, onaylatma ve saklama yükümlülüğüne aykırılık, Türk Ticaret Kanunu'nun cezai hükümleri uyarınca idari para cezasını gerektirir. Vergi mevzuatı bakımından da ayrıca usulsüzlük yaptırımları gündeme gelebilir; defterlerin inceleme sırasında ibraz edilmemesi, ayrı bir tarhiyat sebebi oluşturabilir. Bu yaptırımlar birbirinin alternatifi olmayıp aynı fiil bakımından farklı mevzuatlardan kaynaklanan sonuçlardır. Yükümlülüğün kapsamı, işletmenin türüne ve büyüklüğüne göre değişebilir; bu nedenle hangi defterlerin tutulacağı ve hangilerinin kapanış onayına tabi olduğu baştan belirlenmelidir.

Yükümlülüğün ihlali, iflas hâlinde daha ağır sonuçlar doğurur. Ticari defterlerini hiç tutmamış veya usulüne uygun tutmamış olan borçlu hakkında taksiratlı iflas hükümleri gündeme gelebilir; kayıtların kasten yanıltıcı biçimde tutulması ise hileli iflas tartışmasını doğurur. Ayrıca defterlerini ibraz edemeyen tacir, ticari uyuşmazlıkta kendi lehine olan kayıtlara dayanamaz. Bu nedenle onay ve saklama yükümlülüğü yalnızca idari bir formalite değil, ispat gücünü doğrudan etkileyen bir zorunluluktur.

Sıkça Sorulan Sorular

Ticari defter tutmak zorunda olanlar kimlerdir?

Her tacir ticari defter tutmakla yükümlüdür; bu yükümlülük 6102 sayılı TTK m.64'te düzenlenmiştir. Defterler, ticari işlemleri ve malvarlığı durumunu açıkça gösterecek nitelikte olmalıdır. İşletmenin ve şirket türünün niteliğine göre yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile pay defteri gibi defterler tutulur.

Ticari defterlerde açılış ve kapanış onayı zorunlu mudur?

Evet; defterlerin kullanılmaya başlanmadan önce açılış onayına tabi tutulması zorunludur, bazı defterler için ayrıca kapanış onayı gerekir. Onaylar, kanunda belirtilen süreler içinde noter veya yetkili merciler tarafından yapılır. Onay eksikliği, defterlerin sahibi lehine delil olma niteliğini etkileyebilir ve idari yaptırım riski doğurabilir.

Ticari defterler kaç yıl saklanmak zorundadır?

Tacir, ticari defterlerini ve ilgili belgeleri on yıl süreyle saklamakla yükümlüdür. Saklama yükümlülüğü 6102 sayılı TTK m.82'de düzenlenmiş olup süre, son kaydın yapıldığı takvim yılının bitişinden itibaren işler. Usulüne uygun tutulan defterler, sahibi lehine ve aleyhine delil olarak kullanılabildiğinden saklama yükümlülüğüne uyulması önem taşır.